.png){kind=logo}
Elke aanvraag individueel nakijken, de juiste documenten opzoeken, ontbrekende info opvragen — en dat voor tientallen dossiers tegelijk. Het kost uren die makelaars niet hebben. Dit kantoor loste het op met één ingreep.
De situatie: CRM als publicatietool, mensen als administratief vangnet??
Het kantoor in deze case is actief in zowel verhuur als verkoop. Hun CRM-systeem deed voornamelijk dienst als publicatieplatform voor panden. Wat daarna gebeurde: inkomende aanvragen verwerken, documenten samenstellen, ontbrekende gegevens opvragen , dat was handwerk.
Voor elke aanvraag ging een medewerker na: zijn alle gegevens compleet? Welke bijlagen horen bij dit specifieke pand? Pas als alles klopte, werd een afspraak ingepland. Correct, maar tijdrovend , en foutgevoelig bij drukte.
De uitdaging: snel én volledig, zonder extra mensen
De vraag was helder: kunnen we het eerste e-mailcontact bij verhuur- en koopaanvragen volledig automatiseren? Niet met een generieke automatische reply, maar met een slimme afhandeling: ontbrekende info opvragen, de juiste pand-specifieke bijlagen meesturen en alleen volledige dossiers doorsturen voor het inplannen van een afspraak.
En dat zonder dat de makelaar voor elk type e-mail een complexe configuratie moet opzetten.
De oplossing: een AI-medewerker die de mailbox beheert
Homy koppelde een AI-medewerker aan het CRM, de website én de mailbox van het kantoor. Elke inkomende aanvraag wordt automatisch geanalyseerd: zijn de gegevens compleet? Zo niet, vraagt de AI de ontbrekende informatie op. Zijn ze volledig? Dan stuurt de AI automatisch de correcte bijlagen mee die bij dat specifieke pand horen.
De makelaar hoeft niets handmatig te configureren per e-mailtype. De AI begrijpt de context en handelt zelfstandig, en schakelt pas een medewerker in wanneer dat écht nodig is.
De resultaten
100%
van aanvragen automatisch beantwoord met correcte bijlagen
0
manuele controles nodig voor een volledig dossier
Altijd
alle info compleet vóór een afspraak wordt ingepland
Makelaars starten elke afspraak met een volledig dossier. Geen halfbakken aanvragen meer, geen ontbrekende documenten, geen tijd verloren aan het opzoeken van de juiste bijlage voor het juiste pand.
"De makelaar moet geen complexe configuratie opzetten. De AI begrijpt wat er nodig is en doet de rest."
Wat dit betekent voor jouw kantoor
Elk vastgoedkantoor heeft zijn eigen documentenflow: huurcontracten, plaatsbeschrijvingen, EPC-attesten, informatiefiches, per pand anders, per aanvraag opnieuw op te zoeken. Dat is precies het soort repetitief werk waar AI het beste in is.
Automatiseer de eerste lijn van je mailbox en je medewerkers focussen zich op wat telt: kwalitatieve opvolging, persoonlijk advies en het sluiten van deals. De administratie loopt vanzelf.
Minder manueel werk. Geen gemiste bijlagen. Elke aanvraag correct en snel afgehandeld, van de eerste e-mail tot de afspraak.
Wil je meer weten hoe Homy jouw kantoor vandaag kan helpen? Stuur Jeroen een bericht!