.png){kind=logo}
Drie medewerkers, twee talen, één drukke lijn. Wie niet opneemt, verliest een lead. Wie te laat terugbelt, verliest een klant. Dit kantoor besloot het anders aan te pakken.
Het probleem dat elk kantoor kent
Het kantoor in deze case telt drie medewerkers en is actief in verkoop en verhuur in Brussel. Ze wisten het zelf: zo'n 40% van de inkomende telefoons kon niet worden opgenomen. Druk, afspraken, bezichtigingen, de lijn gaat nu eenmaal niet altijd open.
Terugbellen leek de logische oplossing. Maar de helft van de gemiste bellers was dan al onbereikbaar. En wie ze wél bereikten, had ondertussen al twee of drie andere kantoren gebeld. De kans was verkeken.
Veel bellers laten geen voicemail achter. Ze bellen gewoon verder, naar de concurrent.
De uitdaging: elke beller opvangen, ook als niemand beschikbaar is
De opdracht was duidelijk: zorg dat elke inkomende oproep effectief wordt opgevangen. Begrijp waarom iemand belt, verzamel de contactgegevens en noteer het beste moment om terug te bellen. Zonder voicemail. Zonder gemiste kansen.
En dat in een kantoor waar Nederlands, Frans én Engels door elkaar lopen: want Brussel is nu eenmaal Brussel.
De oplossing: een AI die inspringt wanneer de makelaar niet kan
Homy installeerde een AI-voice medewerker die automatisch overneemt wanneer niemand van het kantoor kan opnemen. De telefoon gaat eerst gewoon over bij de makelaar, pas daarna neemt de AI het gesprek over.
De assistent vraagt de reden van het contact, stelt gerichte vervolgvragen, verzamelt naam en nummer én vraagt wanneer de beller het beste bereikbaar is. Na het gesprek ontvangt de makelaar automatisch een e-mail met alle context: wie heeft gebeld, waarover, en wanneer terugbellen.
Het systeem werkt naadloos in het Nederlands, Frans en Engels, zonder dat de makelaar daar iets voor hoeft in te stellen.
De resultaten
+90%
van alle oproepen geregistreerd en opvolgbaar
3 talen
automatisch opgevangen: NL, FR en EN
0
gemiste leads door een niet-opgenomen telefoon
Praktisch geen enkele telefoon gaat meer verloren. Ofwel neemt de makelaar op, ofwel de AI. En het resultaat is telkens hetzelfde: een volledig ingevuld dossier klaar voor opvolging.
Uit eigen analyse blijkt dat bellers nauwelijks weerstand tonen om met een AI-medewerker te praten, in tegenstelling tot wanneer een assistent hen zelf opbelt. De drempel ligt lager dan verwacht.
Dat is een belangrijk inzicht voor elk kantoor dat twijfelt: klanten stellen het op prijs dat ze meteen geholpen worden, ook als dat door een AI is. Wat ze níet appreciëren, is wachten.
Wat dit betekent voor jouw kantoor
Je hoeft geen groot team te hebben om professioneel te reageren op elke oproep. Een AI-voice medewerker werkt als een stille collega die altijd beschikbaar is, ook tijdens bezichtigingen, vergaderingen of buiten de kantooruren.
Elke gemiste telefoon is een gemiste kans. Met de juiste opvang verlies je geen enkele lead meer aan een concurrent die wél opneemt.
Wil je meer weten hoe Homy jouw kantoor vandaag kan helpen? Stuur Jeroen een bericht!